時間之蟲

時間之蟲
林行宜
【台灣經濟日報/2009/08/18】
木造的房屋最怕遭蟲蛀，白蟻的身驅雖小，每一口所能啃蝕的量有限，但日積月累之下，再高再堅實的棟樑之材，終有一日也得「俯首稱臣」，導致房舍傾斜毀損。
「人力資源」是企業重要的資源，為了讓這些珍貴的人力能效率地工作，必須找出影響工作效率的各種因素。我們且稱導致無效率工作的大大小小因素為「時間之蟲」。
時間之蟲就如同蛀蟲一般，看似微不足道，卻一點一點地消耗人們的時間，影響工作效率。由於上帝公平地給予每個人每天24小時的時間，企業人力可運用於工作上的時間有其極限，故揪出時間之蟲確有必要。
透過坊間的時間管理課程，能學習抓蟲達人獨到的效率心法，若能落實執行或改變工作習慣，能殺死部份的時間之蟲。不過，許多員工的最大困擾不在於心法，而在於不知時間之蟲位於何處。
或許是經驗不足，或許是當局者迷，或許是時間之蟲所吞噬的量過小而引不起注意，當員工不自覺或看不出問題點，也就無從對症下藥。此時，主管得助部屬一臂之力，協助部屬揪出時間之蟲。
「工作時間記錄表」是最常使用的抗蟲工具之一。主管可請部屬以半小時或一小時為基準，逐一登記自己在這段時間的主要工作內容，再透過定期匯整各項工作所需時間，尋找時間之蟲是否潛伏其中的蛛絲馬跡。
如同個人財務管理，得先從釐清個人資產暨收入支出項目做起。許多人在匯整自己的支出類別後，常常大吃一驚。因為一些不起眼的小費用，累積起來卻可能達到令人瞠目結舌的地步。
主管可以運用自己的工作經驗，或對照比較其他人所需的時間，找出耗時之處。但也不要好高騖遠，想將大大小小的時間之蟲一次解決。建議先找出其中三隻最肥大的時間之蟲，集中火力一舉殲滅之。
找出主攻的時間之蟲後，主管可與部屬共同商議滅蟲的方法，並將這些重點提要置於案頭或電腦桌面等明顯之處。每日工作的第一件事，就是檢視這些摘要一次，以便提醒自己避開或摧毀時間之蟲。
殺死時間之蟲常需要改變部屬的工作習慣，且一段時間之後，蟲蟲危機容易又悄悄復發。故主管須定期回診部屬的時間運用狀況，確認執行的確實性與結果。如果在執行上仍有困難，則須調整藥劑配方。如果已有不錯成效，則可以再拿其它的時間之蟲開鍘。
許多企業已將「提升工作效率」列為基層員工的專業職能之一，能夠晉升為基層主管者，常常是工作效率超優的抓蟲達人。成為主管之後，也得協助部屬在工作中發現啃蝕時間與效率的時間之蟲，並將抓蟲的技藝傳承下去，讓團隊中不會出現「蟲蟲危機」。